ビジネスメールの書き方：件名から結びまで

件名は用件が分かるように

件名は相手が最初に目にする一行です。「お願い」のような漠然とした件名より、何についてのメールかと、期限があればその日付を入れます。

分かりにくい件名：ご連絡 分かりやすい件名：第3四半期売上資料のご送付のお願い（10月15日まで）

宛名と挨拶

宛名は会社名、部署名、氏名に「様」をつけます。書き出しは「お世話になっております。」が一般的で、初めての相手には「はじめてご連絡いたします。」に続けて自己紹介をします。

用件は先に、依頼は一度だけ

挨拶のあとは、すぐに用件に入ります。依頼は一度だけ、はっきり書きます。「お手すきの際に」より「水曜日の午前10時までにご確認いただけますでしょうか」のほうが、相手は答えやすくなります。

依頼が複数あるときは、番号を振るか、メールを分けます。

添付ファイルの案内

添付があるときは、本文に一行で書きます。「添付」という言葉を本文に入れておくと、送る前に付け忘れに気づきやすくなります。

結びと署名

結びは「よろしくお願いいたします。」で十分です。過度な丁寧さは、かえって読みにくくなります。最後に会社名、部署名、氏名、連絡先を署名として入れます。